Копии документов в приложении

Имеются приложения

Копии документов в приложении

Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.  

Существует два основных способа оформления приложения. 

«Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», – скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства.А вот и нет.

Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа.

Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.

Небрежное или неправильное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может также многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя и владении нормативной и методической базой. Порядок оформления этого реквизита четко, доступно и с наглядными примерами изложен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Направляем …

Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах.

Можно сказать, что это обязательный реквизит сопроводительного письма, хотя соответствующие документы могут прилагаться и к другим видам писем.

Например, пригласительные билеты к письму-приглашению на какое-либо мероприятие, образцы полиграфической продукции к гарантийному письму по поводу оплаты за изготовление этой продукции и т.д.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста, непосредственно перед подписью уполномоченного должностного лица.

Оформляется от границы левого поля, с заглавной буквы и в единственном числе, Вне зависимости от количества приложений пишут слово «Приложение», далее ставят двоеточие и начинают описывать приложение в соответствии с правилами русского языка. Как известно, двоеточие требует строчной буквы, а точка в процессе нумерации – заглавной. Далее начинаются нюансы.

Если приложение поименовано в тексте, например, «Направляем копию инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг», то в приложении просто указывают количество листов (л.) и экземпляров (экз.) этой самой инструкции: 

Приложение: на 6 л. в 1 экз.

Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются.

Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы», то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно.

При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение».

Приложение: 1. копия приказа генерального директора об утверждении инструкции
                         по делопроизводству ЗАО “Корпоратив консалтинг” на 1 л. в 1 экз.
                         2. копия инструкции по делопроизводству ЗАО “Корпоратив консалтинг” 
.                        на 6 л. в 1 экз.

Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа. Листы при этом нумеруются, как обычно. Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра – 1 бр.: 

Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр.

Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности.

Слишком велик риск запутаться и чего-то не досчитаться, поэтому делают ссылку на имеющееся у высылаемого документа приложение, и указывают общее количество листов с пометкой «всего».

Указывая название документа, следите за согласованием, приложение «к проекту» – значит, «к нему», а если инструкция утверждена и указывается не как проект, а как документ, «инструкция», то – «к ней»:
Приложение: проект Инструкции по делопроизводству ЗАО “Корпоратив консалтинг”
и приложение к нему, всего на 6 л.

В письме допускается указание четырех адресов подряд, но при этом не всегда приложение направляется во все указанные адреса, бывает – только в один-два.

Ссылка на это обязательно дается в приложении и при получении такого письма следует быть особенно внимательными и проверять, было ли изначально направлено приложение конкретному получателю или письмо направлено вам только для сведения. И приложения изначально не предусмотрено.

Приложение: на 7 л. в 3 экз., только в первый и третий адрес.

Это не часто встречающийся случай, но при неправильной оценке ситуации потребуется много времени и сил. Требовать у отправителя повторной отправки приложения – также не стоит, это говорит не в вашу пользу, а совсем наоборот: дискредитирует ваш профессиональный уровень.

В соответствии с приложением № 00

Приложения имеют не только письма. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др., могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов.

Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение.

Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1». Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б».

Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (правилах, инструкциях, отчетах и т.п.

) ставится гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением (смотрите пример ниже). Как правило, утверждающий документ имеет несет дополнительную информацию по внедрению утверждаемого документа. Например, ознакомить всех сотрудников с новым Положением о структурном подразделении.

В то же время утверждаемые распорядительными документами документы организационные имеют свою отдельную и весьма насыщенную делопроизводственную жизнь.

Например, штатное расписание организации утверждается приказом директора и, по сути, является приложением к этому приказу. Но на практике приказ, как правило, откалывают от такого приложения и работают со штатным расписанием, как с отдельным документом.

Так же поступают с правилами и инструкциями, которые тоже достаточно часто утверждаются не подписью руководителя, а изданием приказа, поскольку их внедрение требует пояснений и дополнений.

И здесь хотелось бы обратить внимание специалистов, что работать с подлинниками таких документов не стоит, Сделайте копию и работайте, себе на здоровье.

Иначе, за короткий период такой весьма важный документ превращается в упаковочную бумагу (на бумагоносителе) или, хуже того, может быть просто утрачен (как в электронном виде, так и на бумагоносителе).

Оформления приложения, при ссылках на него в тексте основного документа или утверждении, выглядит так. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» и через межстрочный интервал указывают наименование, дату и номер документа к которому относится приложение. Возможно написание слова «Приложение» заглавными буквами.

Допускается центрирование отдельных частей этого реквизита относительно самой длинной строки. Составные части приложения ограничиваются правым полем, они не должны быть слишком длинными и при построчном делении следует соблюдать некоторую логику.

В приведенном ниже примере стоит пожертвовать «красотой» оформления и не делить должность «генеральный директор» по строчкам.

Приложение № 3
УТВЕРЖДЕНО  
приказом генерального директора
ЗАО «Стержень» от 00.00.0000 №00 

 

                                                                                                                                                    или

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к положению о премировании
работников ЗАО “Офис-консалт”
от 00.00.0000 № 00

 

Порядок оформления текстового приложения соответствует оформлению основного документа. Размеры полей, вид и размер шрифта должны быть одинаковыми. При оформлении приложений следует внимательно проверять ссылки на них в тексте «основного» или утверждающего документа, а при отправке комплектность: строгое соответствие листов и экземпляров, указанных в письме.

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
  делопроизводства, ведущий семинаров 

Источник: http://naar.ru/articles/imejutsja-prilozhenija/

Положения ст. 126 АПК РФ о документах, прилагаемых к исковому заявлению

Копии документов в приложении
Фото из открытых источников

Приложение к исковому заявлению является неотъемлемой частью иска. Перечень документов, которые подаются вместе с исковым заявлениям в арбитражных судах, установлен ст. 126 АПК РФ.

Некоторые из них носят более процессуальный характер и относятся преимущественно к организации судебного производства. К примеру, уведомления о вручении всем участникам дела копии искового заявления и приложений. Другие к самому иску — это документы, доказывающие факты, которые приводит заявитель для обоснования своей позиции.

Завершается статья положением о том, что все документы могут быть представлены в электронном виде.

Подтверждение вручения копии иска и всех приложений к нему

В качестве документов, которые подтверждают вручение копий иска всем участника дела, в том числе и третьим лицам, которые не имеют собственных претензий, выступают уведомления о вручении, почтовые квитанции, подтверждающие отправку уведомлений, расписки соответствующих лиц. Истец должен отправить всем участникам дела не только копию искового, но и копии всех приложений к нему.

Некоторые истцы злоупотребляют тем, что отсутствуют требования об описи вложения. К примеру, известны случаи, когда документы вручались лицам, которые не имеют должных полномочий в их приёме. Это является следствием того, что на подготовительном этапе арбитражный суд не имеет возможности установить характер подписи того лица, которое приняло копии документов.

На момент отправки копий ещё нет никакого судебного производства, поскольку исковое заявление только подготавливается к передаче в суд. Считается, что в случаях, когда в принятии документов расписался кто-то не имеющий соответствующих полномочий, но указав при этом свою должность, арбитражный суд должен исходить из факта надлежащего вручения копий документов.

За ответчиком и другими лицами сохраняется право оспаривания того, что они своевременно получили копии соответствующих документов. В настоящее время практика, связанная с возвратами исковых из-за того, что заявитель не предоставил уведомления о вручении копий документов с заверенной подписью, ушла в прошлое.

Специального заверения подписей лиц, принявших документы, не требуется.

Хотя некоторые суды и сегодня придерживаются рекомендаций о том, что отметка о вручении должна содержать штамп организации, входящий номер, дату и подпись лица с полной расшифровкой фамилии.

Подтверждение уплаты государственной пошлины

Для подтверждения уплаты государственной пошлины нужно учитывать ряд положений, которые соответствуют выбранному способу внесения платежей.

На основании п. 3 ст. 333.18 НК РФ уплата госпошлины в безналичной форме подтверждается платежным поручением с отметкой банка. Факт уплаты в наличной форме должен быть подтвержден квитанцией установленного образца, выдаваемой плательщику банком, либо должностным лицом или кассой органа, где производилась оплата.

Плательщик обязан самостоятельно уплатить пошлину в бюджет, если иное не установлено законом. Уплата другим лицом за заявителя не предусмотрена. Допускается уплата через представителей, но от имени представляемого. Тогда уплата с банковского счета представителя прекращает обязанность представляемого.

В случае, если заявитель попадает в категорию льготников, и полностью или частично освобождается от уплаты пошлины, то вместо документов, подтверждающих её уплату, нужно приложить документы, подтверждающие право на получение льготы.

Так, если заявление подала организация инвалидов, то нужно предоставить учредительные документы.

Отсрочка или рассрочка уплаты госпошлины даётся по ходатайству и в пределах срока, установленного п. 1 ст. 64 НК РФ, т. е. на срок до года. Основанием для этого является имущественное положение плательщика, которое обосновывается подтвержденным налоговым органом перечнем расчетных и иных счетов и данных об отсутствии на них денежных средств.

Подтверждение фактической стороны иска

Наиболее важными непосредственно для решения спора являются документы, которые доказывают наличие определённых фактов, имеющих отношение к сущности дела.

Это все письменные и приравниваемые к ним доказательства, подтверждающие юридические факты, берущиеся заявителем в основание иска.

К ним относятся соглашения, акты, бухгалтерские документы и документы складского учёта, справки, выписки и т. п.

Стороны обладают правом самостоятельно устанавливать, какие доказательства они будут использовать в обоснование притязаний, требований и возражений. В силу этого положения п. 3 рассматриваемой статьи не нужно воспринимать в качестве обязанности истца приобщить к заявлению вообще все документы, которые у него имеются.

Проблема в том, что претензии в коммерческой деятельности могут основываться на большом числе документов, из которых трудно выбрать какие-то самые главные. Поэтому некоторые заявители прикладывают к иску только 2-3 документа, что рассматривают чисто формальной обязанностью. Другие документы предоставляются суду и приобщаются к делу уже после начала производства.

Поэтому несколько ослабевает роль приложений к иску в части обоснования.

Непредставление документов, указанных в положениях, является основанием для оставления искового заявления без движения, поэтому какие-то документы почти всегда предоставляются, но далеко не всегда самые важные.

Иногда это объясняется выбранной истцом стратегией поведения в суде, требующей временно придержать наиболее весомые аргументы.

На практике это означает, что к исковому нужно приложить все те документы, которые в нём упоминаются.

В случае, когда истец, ссылаясь на документы, ими не располагает, целесообразно прямо указать на это в тексте искового заявления или заявить ходатайство об их истребовании, чтобы иметь возможность приложить к иску.

Истцам нужно помнить, что практика оставления иска без движения из-за того, что к нему оказались не приложенными какие-то нужные документы стала довольно распространённой.

В определённых материально-правовых источниках имеются положения, которые представляют собой процессуальные нормы, императивно предписывающие прилагать к исковому заявлению те или иные документы, к примеру, п. 2 ст. 104 НК РФ включает правило о том, что к исковому заявлению прилагаются решение налогового органа и другие материалы налоговой проверки.

К исковому можно приложить не только подлинник, но и надлежащим образом заверенную копию или даже заверенную выписку, если сам документ большой, а к сути иска имеет отношение только небольшая его часть.

К иску прикладываются копии свидетельства о госрегистрации юридического лица или ИП, которые так же должны быть надлежащим образом заверены. Об этом говорится ещё и в ч. 8 ст. 75 АПК РФ.

Данное требование не имеет силы только в том случае, если истцом является гражданин, не имеющий статуса ИП.

Согласно п. 5 рассматриваемой статьи к исковому необходимо приложить ещё и документы, подтверждающие полномочия лица, которое его подпишет. Составлен текст статьи так, что необходимо подтверждать полномочия и в том случае, если стоит подпись руководителя организации истца.

Доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия подписанта, необходимо оформить в соответствии с положениями ст. 61 АПК РФ.

Другие документы, которые требуется приложить к исковому заявлению

К числу таковых относятся копия определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска, которая нужна только тогда, когда арбитражным судом были приняты соответствующие обеспечительные меры.

Так же тогда, когда такой порядок требуется соблюсти, могут потребоваться документы, подтверждающие соблюдение истцом досудебного порядка.

Это не только претензии, но и предложение заключить либо изменить договор, требование о расторжении договора.

Все эти документами прилагаются вместе с доказательствами их отправки по почте, а так же уведомлением о получении или неполучении адресатом почтовых извещений.

Если истец пытался стать инициатором примирения, но ответчик отказался от этого, то есть смысл приложить документы, подтверждающие совершение действий, направленных на примирение. Это может быть актуальным и в случае, когда истец предпринимал попытки вступить с ответчиком в переговоры.

К исковому заявлению может быть приложено письмо с предложением их провести.

Если целью иска является понуждение к заключению договора, то к исковому необходимо приложить его проект. Он должен быть подписан лицом, имеющим соответствующие полномочия от истца.

Во избежание недоразумений истцу лучше собственноручно подписать каждую страницу проекта договора.

С некоторых пор требуется прикладывать ещё и выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Природа требования остаётся спорной, поскольку и так предписывается прилагать копию свидетельства о госрегистрации в качестве юрлица или ИП. Получение выписок связано с дополнительными материальными затратами, что плохо сочетается с декларациями о доступности правосудия.

Характер упоминания ст. 126 АПК РФ в судебных решениях

В судебных актах данная статья упоминается постоянно, но обычно это лишь сведения о том, что должен сделать ответчик. К примеру, в решении от 07.04.2020 г. по делу № А44-411/2020 АС Новгородской области было указано, что обязанность истца по направлению в адрес ответчика копии искового заявления и приложенных к нему копий документов, предусмотрена статьями 125, 126 АПК РФ.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/rulaws/polojeniia-st-126-apk-rf-o-dokumentah-prilagaemyh-k-iskovomu-zaiavleniiu-5f88578d32cf0314625855cf

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.